In der Arbeitswelt gehören automatisierte Prozesse heute zum Standard. Gleiches gilt für den öffentlichen Sektor. Da in der Verwaltung mit sensiblen Daten gearbeitet wird, müssen Informationssicherheit und Cyber Security von Anfang an mitgedacht werden. So auch im digitalen Megaprojekt DaziT, welches das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit ins digitale Zeitalter überführt. Die Vorteile und Handlungsfelder für eine erfolgreiche und wirtschaftliche Umsetzung automatisierter Workflows erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Effizienz und Attraktivität durch Digitalisierung. Die meisten Gemeinden und Kantone bieten heute diverse Leistungen auf digitalem Weg an: Man meldet den Umzug, verlängert die Frist für die Steuererklärung oder bezieht eine Parkkarte. So lassen sich Behördengeschäfte flexibel und ressourcenschonend erledigen, ohne an Öffnungszeiten und an den persönlichen Kontakt zu Amtspersonen gebunden zu sein – das ist Smart Government.
Doch der Nutzen für die Bevölkerung ist nur die eine Seite. Tiefgreifende Veränderungen finden auch intern statt: Viele Ämter und Behörden haben ihre Geschäftsprozesse bereits in automatisierte Workflows umgewandelt und mit neuen IT-Lösungen durchgängig unterstützt. Zwei Fragen sind in diesem Zusammenhang zu klären:
Ein Workflow ist ein Prozess, bei dem Aufgaben oder Inhalte von einer Person zur nächsten gelangen. Ein gutes Beispiel sind Antragsformulare, die von verschiedenen Verantwortlichen innerhalb einer Behörde geprüft und unterschrieben werden müssen. Ein solcher Workflow wurde in der traditionellen öffentlichen Verwaltung über Papierdokumente abgewickelt.
Die digitale Workflow-Automatisierung löst solche Prozesse durch einen Service Bus ab und macht manuelle papierbasierte Prozesse überflüssig. So lassen sich Standardaufgaben automatisieren und damit Durchlaufzeiten verkürzen. Medienbrüche werden vermieden, was einen raschen Informationsaustausch sicherstellt. Über Workflow-Software kann sogar der Eskalationsprozess digital abgebildet werden. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter nicht auf eine Anfrage reagiert, wird eine Erinnerung ausgelöst oder ein anderer Mitarbeiter informiert. Somit leisten automatisierte Workflows einen wichtigen Beitrag zu mehr Effizienz und Qualitätssicherung.
Der wichtigste Vorteil einer Automatisierung liegt in der Steigerung der Effizienz. Während ein Mensch mehrere Minuten benötigt, um ein Dokument zu prüfen, erfolgt derselbe Vorgang durch automatische Berechnung in Mikrosekunden. So kann in kürzerer Zeit ein grösseres Arbeitsvolumen bewältigt werden. Weniger Personal und erhebliche Einsparungen bei den Betriebskosten sind die Folge.
Ohne Tools zur Dokumentenerzeugung müssen beispielsweise Stammdaten wie Name und Anschrift bei jedem Formular manuell eingefügt werden. Ein entsprechendes Programm übernimmt Stammdaten automatisiert und erzeugt Dokumente in Echtzeit, sodass auch kurz zuvor geänderte Daten richtig ermittelt werden. Selbst das Ablegen der Dokumente erfolgt automatisiert und gemäss den Archivierungsrichtlinien.
Wie in jedem Betrieb fallen auch in der öffentlichen Verwaltung Aufgaben an, die sich Tag für Tag wiederholen, demotivierend wirken und viel Zeit kosten. Mitarbeitende verbrachten früher viele Stunden mit Tätigkeiten, die unter dem Strich wenig Mehrwert hatten. Automatisierung übernimmt wiederkehrende Aufgaben, beschleunigt Abläufe und schafft so Freiräume für mehr Produktivität.
Läuft ein manueller Prozess nicht nach Plan, ist es fast unmöglich, den exakten Verlauf der Ereignisse zu rekonstruieren. Die Folge: Der Fehler kann nicht identifiziert werden. Diese Sorge besteht bei automatisierten Prozessen nicht. Dank digitaler Workflows können Daten in Echtzeit sichtbar gemacht und analysiert werden. So ist jederzeit klar, wo es rund läuft und wo es allenfalls hakt.
Die smarte, durch digitale Workflows unterstützte Behörde ist nicht nur in der Lage, kundenfreundliche Dienstleistungen im Online-Kanal anzubieten. Die Nutzung automatisierter Prozesse macht sie zudem effizienter. Ein eindrückliches Beispiel für einen solchen Transformationsprozess ist das Programm DaziT – ein Grossprojekt, welches das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit ins digitale Zeitalter überführt.
Die Sicherheit muss im Zentrum aller digitalisierten Workflows stehen – denn neben all den Vorteilen schafft die Digitalisierung auch neue Angriffsflächen für Cyber-Kriminelle. Lesen Sie in unserem neuen Wissens-Update «Sichere und digitalisierte Workflows – für einen smarten Zoll» mehr über:
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