Smart Government: die Vorteile digitaler Workflows

Automatisierte Prozesse spiele in allen Branchen eine immer grössere Rolle. Das gilt auch für den öffentlichen Sektor. Da in der Verwaltung sensible Daten bearbeitet werden, müssen Informationssicherheit und Cyber Security von Anfang an mitgedacht werden. Die Vorteile einer erfolgreichen und wirtschaftlichen Umsetzung automatisierter Workflows erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Immer mehr Gemeinden und Kantone bieten diverse Leistungen auf digitalem Weg an: Man meldet den Umzug, verlängert die Frist für die Steuererklärung oder bezieht eine Parkkarte. So lassen sich Behördengeschäfte flexibel und ressourcenschonend erledigen, ohne an Öffnungszeiten und den persönlichen Kontakt zu Amtspersonen gebunden zu sein – das ist Smart Government.

Produktivitätssteigerung: automatisierte Workflows

Doch der Nutzen für die Bevölkerung ist nur die eine Seite. Ebenso tiefgreifende Veränderungen finden intern statt: Viele Ämter und Behörden sind derzeit damit beschäftigt, ihre Geschäftsprozesse in automatisierte Workflows umzuwandeln und mit neuen IT-Lösungen durchgängig zu unterstützen. Zwei Fragen sind in diesem Zusammenhang zu klären:

• Was ist digitale Workflow-Automatisierung überhaupt?
• Welche Vorteile bringt sie der öffentlichen Verwaltung?

Was ist digitale Workflow-Automatisierung?

Ein Workflow ist ein Prozess, bei dem Aufgaben oder Inhalte von einer Person zur nächsten gelangen. Ein gutes Beispiel sind Antragsformulare, welche von verschiedenen Verantwortlichen innerhalb einer Behörde geprüft und unterschrieben werden müssen. Ein solcher Workflow wird in der traditionellen öffentlichen Verwaltung über Papierdokumente abgewickelt.

Die digitale Workflow-Automatisierung löst jene Prozesse mit einem Service Bus ab und macht manuelle papierbasierte Prozesse überflüssig. So lassen sich Standardaufgaben automatisieren und damit Durchlaufzeiten verkürzen. Medienbrüche werden vermieden, was einen raschen Informationsaustausch sicherstellt. Über Workflow-Software kann sogar der Eskalationsprozess digital abgebildet werden. Wenn beispielsweise ein Mitarbeitender nicht auf eine Anfrage reagiert, wird eine Erinnerung ausgelöst oder ein anderer Mitarbeitender informiert. Somit leisten automatisierte Workflows einen wichtigen Beitrag zu mehr Effizienz und Qualitätssicherung.

Die 4 wichtigsten Vorteile automatisierter Workflows

1. Effizienz und Kostenersparnis
   Der wichtigste Vorteil einer Automatisierung liegt in der Steigerung der Effizienz. Während Menschen mehrere Minuten benötigen, um ein Dokument zu prüfen, erfolgt derselbe Vorgang durch automatische Berechnung blitzschnell. So kann in kürzerer Zeit ein grösseres Arbeitsvolumen bewältigt werden. Weniger Personal und erhebliche Einsparungen bei den Betriebskosten sind die Folge.
2. Automatische Dokumentenerzeugung
   Ohne Tools zur Dokumentenerzeugung müssen beispielsweise Stammdaten wie Name und Anschrift bei jedem Formular manuell eingefügt werden. Ein entsprechendes Programm übernimmt Stammdaten automatisiert und erzeugt Dokumente in Echtzeit, sodass auch kurz zuvor geänderte Daten richtig ermittelt werden. Selbst das Ablegen der Dokumente erfolgt automatisiert und gemäss den Archivierungsrichtlinien.
3. Weniger wiederkehrende Aufgaben
   Wie in jedem Betrieb fallen auch in der öffentlichen Verwaltung Aufgaben an, die sich Tag für Tag wiederholen, demotivierend wirken und viel Zeit kosten. So verbringen Mitarbeitende viele Stunden mit Tätigkeiten, die unter dem Strich wenig Mehrwert haben. Automatisierung kann wiederkehrende Aufgaben übernehmen, Abläufe beschleunigen und so Freiräume für mehr Produktivität schaffen.
4. Echtzeit-Analyse von Prozessen
   Läuft etwas bei einem manuellen Prozess nicht nach Plan, ist es fast unmöglich, den exakten Verlauf der Ereignisse zu rekonstruieren. Die Folge: Der Fehler kann nicht identifiziert werden. Diese Sorge hat man bei automatisierten Prozessen nicht. Dank digitaler Workflows können Daten in Echtzeit sichtbar gemacht und analysiert werden. So ist jederzeit klar, wo es rund läuft und wo es allenfalls stockt.

Digitales Megaprojekt «DaziT» für den Schweizer Zoll

Die smarte, durch digitale Workflows unterstützte Behörde ist nicht nur in der Lage, kundenfreundliche Dienstleistungen im Online-Kanal anzubieten. Die Nutzung automatisierter Prozesse macht sie zudem effizienter. Ein eindrückliches Beispiel für einen solchen Transformationsprozess ist das Programm «DaziT» – ein Grossprojekt, das die Eidgenössische Zollverwaltung ins digitale Zeitalter überführen soll. Dabei muss die Sicherheit im Zentrum aller digitalisierten Workflows stehen – denn neben all den Vorteilen schafft die Digitalisierung auch neue Angriffsflächen für Cyber-Kriminelle.

Erfahren Sie im Wissens-Update «Sichere und digitalisierte Workflows – für eine smarte Zollverwaltung» am Beispiel des «DaziT»-Projekts, welche Sicherheitsaspekte bei digitalen Worksflows in Behördenorganisationen berücksichtigt werden müssen.