Automatisierte Prozesse spiele in allen Branchen eine immer grössere Rolle. Das gilt auch für den öffentlichen Sektor. Da in der Verwaltung sensible Daten bearbeitet werden, müssen Informationssicherheit und Cyber Security von Anfang an mitgedacht werden. Die Vorteile einer erfolgreichen und wirtschaftlichen Umsetzung automatisierter Workflows erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Immer mehr Gemeinden und Kantone bieten diverse Leistungen auf digitalem Weg an: Man meldet den Umzug, verlängert die Frist für die Steuererklärung oder bezieht eine Parkkarte. So lassen sich Behördengeschäfte flexibel und ressourcenschonend erledigen, ohne an Öffnungszeiten und den persönlichen Kontakt zu Amtspersonen gebunden zu sein – das ist Smart Government.
Doch der Nutzen für die Bevölkerung ist nur die eine Seite. Ebenso tiefgreifende Veränderungen finden intern statt: Viele Ämter und Behörden sind derzeit damit beschäftigt, ihre Geschäftsprozesse in automatisierte Workflows umzuwandeln und mit neuen IT-Lösungen durchgängig zu unterstützen. Zwei Fragen sind in diesem Zusammenhang zu klären:
Ein Workflow ist ein Prozess, bei dem Aufgaben oder Inhalte von einer Person zur nächsten gelangen. Ein gutes Beispiel sind Antragsformulare, welche von verschiedenen Verantwortlichen innerhalb einer Behörde geprüft und unterschrieben werden müssen. Ein solcher Workflow wird in der traditionellen öffentlichen Verwaltung über Papierdokumente abgewickelt.
Die digitale Workflow-Automatisierung löst jene Prozesse mit einem Service Bus ab und macht manuelle papierbasierte Prozesse überflüssig. So lassen sich Standardaufgaben automatisieren und damit Durchlaufzeiten verkürzen. Medienbrüche werden vermieden, was einen raschen Informationsaustausch sicherstellt. Über Workflow-Software kann sogar der Eskalationsprozess digital abgebildet werden. Wenn beispielsweise ein Mitarbeitender nicht auf eine Anfrage reagiert, wird eine Erinnerung ausgelöst oder ein anderer Mitarbeitender informiert. Somit leisten automatisierte Workflows einen wichtigen Beitrag zu mehr Effizienz und Qualitätssicherung.
Die smarte, durch digitale Workflows unterstützte Behörde ist nicht nur in der Lage, kundenfreundliche Dienstleistungen im Online-Kanal anzubieten. Die Nutzung automatisierter Prozesse macht sie zudem effizienter. Ein eindrückliches Beispiel für einen solchen Transformationsprozess ist das Programm «DaziT» – ein Grossprojekt, das die Eidgenössische Zollverwaltung ins digitale Zeitalter überführen soll. Dabei muss die Sicherheit im Zentrum aller digitalisierten Workflows stehen – denn neben all den Vorteilen schafft die Digitalisierung auch neue Angriffsflächen für Cyber-Kriminelle.
Erfahren Sie im Wissens-Update «Sichere und digitalisierte Workflows – für eine smarte Zollverwaltung» am Beispiel des «DaziT»-Projekts, welche Sicherheitsaspekte bei digitalen Worksflows in Behördenorganisationen berücksichtigt werden müssen.